La facturación electrónica es un proceso clave en la transformación digital de las empresas y una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y transparencia en el ámbito fiscal. Su uso no solo es una ventaja para agilizar las operaciones de facturación, sino que también se está convirtiendo en una obligación para la mayoría de las empresas y autónomos en España. En este artículo analizaremos qué es la facturación electrónica, cuáles son las obligaciones que impone la Ley y cuándo será obligatoria para todos los sectores.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es el proceso de emitir facturas en un formato digital que cumple con los requisitos legales de autenticidad. A diferencia de las facturas tradicionales en papel, las facturas electrónicas no solo se crean y se emiten de manera digital, sino que también deben almacenarse y ser accesibles electrónicamente. Esto facilita el intercambio entre empresas y asegura la transparencia, ya que todas las facturas electrónicas deben incluir una firma digital o un método que garantice su validez legal.
Además, la factura electrónica utiliza un formato estructurado, como el XML o el Facturae, que permite que los sistemas informáticos puedan leerlas automáticamente, agilizando procesos como la contabilización o el cobro/pago.
Obligaciones de la facturación electrónica
La obligación de emitir facturas electrónicas ha ido creciendo progresivamente en España. Inicialmente a partir de 2015, fue impuesta para aquellos que trabajaban con la Administración Pública, lo que obligó a empresas y autónomos que prestaban servicios a organismos públicos a adoptar esta tecnología. Sin embargo, con la publicación de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, esta obligación se ha ampliado a todas las transacciones entre empresas y autónomos en el ámbito privado.
La Ley Crea y Crece establece que todas las relaciones comerciales entre empresas B2B y entre autónomos deberán realizarse mediante facturación electrónica. Esto incluye cualquier prestación de bienes o servicios en el territorio español.
Las obligaciones para las empresas y autónomos:
1. Emisión de facturas electrónicas: Las empresas estarán obligadas a emitir todas sus facturas en formato electrónico cuando la transacción sea con otra empresa o autónomo.
2. Conservación de las facturas electrónicas: Las facturas electrónicas deberán conservarse por un periodo mínimo de 6 años. Este almacenamiento también debe ser en formato digital, permitiendo su consulta por la Agencia Tributaria si fuera necesario.
3. Garantía de acceso a la factura electrónica: La ley también obliga a las empresas a garantizar a sus clientes el acceso gratuito a las facturas electrónicas durante un periodo mínimo de 4 años. Esto significa que las empresas deben tener un sistema en el que los clientes puedan acceder, descargar o consultar sus facturas.
4. Formato y autenticidad: Es imprescindible que las facturas electrónicas cumplan con los requisitos de formato estructurado, como el XML o Facturae, y cuenten con una firma electrónica avanzada que garantice la autenticidad del documento.
Beneficios de la facturación electrónica
Además de ser una obligación legal, la facturación electrónica presenta numerosos beneficios tanto para las empresas como para los autónomos. Entre los más destacados se encuentran:
• Mayor eficiencia: La automatización en la generación y recepción de facturas permite reducir los tiempos de procesamiento.
• Reducción de costes: Al eliminar el papel, los gastos en impresión, envío postal y almacenamiento físico desaparecen.
• Mejor control financiero: Al ser un proceso completamente digital, las empresas pueden integrar sus sistemas de facturación con sus programas de contabilidad y obtener información financiera en tiempo real.
• Cumplimiento legal y fiscal: Al adaptarse a las normativas de facturación electrónica, las empresas reducen el riesgo de incumplimientos fiscales o sanciones.
Entrada en vigor de la facturación electrónica
La implementación de la facturación electrónica obligatoria se realizará de forma gradual, según el tamaño de las empresas:
1. Para empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, la obligación de emitir facturas electrónicas entrará en vigor a lo largo de 2025, pues el reglamento específico se prevé que se aprobará a finales de 2024. Estas grandes empresas serán las primeras en adaptarse al nuevo sistema, debido a su capacidad financiera y tecnológica para implementar cambios de manera rápida y eficaz.
2. Para el resto de las empresas y autónomos, la obligatoriedad se establecerá a lo largo de 2026, permitiendo así un periodo de adaptación más largo para las PYMES y autónomos.
La facturación electrónica no solo es un avance en la digitalización de las empresas, sino también una herramienta clave para mejorar la eficiencia en las transacciones comerciales y cumplir con las normativas fiscales. Aunque su implementación será obligatoria en los próximos años, es recomendable que las empresas y autónomos comiencen a adaptarse cuanto antes, para evitar problemas en el futuro. La inversión en tecnología y formación para gestionar este cambio será fundamental para afrontar esta nueva realidad.
Si necesitas de nuestro apoyo y quieres ir adaptándote al cumplimiento de esta nueva obligación, en este despacho estamos a tu disposición. Consúltanos sin compromiso.
Johana Estévez
Socia Profesional de laGestoria.NET
